Codice Etico
di EKAFLEX SRL approvato il 29/11/2023
Modello di organizzazione, gestione e controllo
ai sensi e per gli effetti del D. Lgs. 8 giugno 2001 n. 231
Process Owner
EKAFLEX SRL
Documento
CODICE ETICO
Sigla
P.S. B 01
Data prima emissione
29/11/2023
Tabella dei Contenuti
1 - PREAMBOLO
1.1 - IL CODICE ETICO
Il Codice Etico, (in seguito anche Codice) è uno strumento integrativo delle norme di comportamento dettate dal legislatore ed EKAFLEX SRL, (d’ora in poi anche EKAFLEX o Società), considera l’applicazione puntuale dei disposti di legge un prerequisito della propria attività, non esaustivo né sufficiente.
In forza di questa decisione EKAFLEX SRL pretende che tutte le decisioni aziendali ed i comportamenti del proprio personale siano basati su regole etiche, anche nei casi in cui esse non dovessero essere codificate dalla legge.
EKAFLEX, oltre a rispettare, nello svolgimento della propria attività, le leggi ed i regolamenti vigenti, intende osservare elevati standard etici, nella conduzione quotidiana del proprio lavoro: tali standard, ed i loro principi ispiratori, sono raccolti nel presente Codice.
EKAFLEX SRL si è quindi dotata di un Codice che esprime l’insieme degli impegni presi nei confronti dei suoi stakeholder (in seguito “destinatari”) ovvero di quei soggetti, intesi nel senso di individui, gruppi, società, che hanno con EKAFLEX stessa relazioni significative dalle quali derivano specifici o generici interessi legittimi.
EKAFLEX, inoltre, accetta, rispetta e si attiene ai principi generali e alle regole di comportamento definite dal Codice di Base dell’ETI a cui si rimanda integralmente.
Il Codice Etico di EKAFLEX SRL riflette i valori fondamentali aziendali e contiene indicazioni pratiche su come applicare i principi enunciati quando si interagisce con clienti, fornitori, comunità, pubbliche amministrazioni e personale.
Pertanto, ogni persona che lavora in o per EKAFLEX SRL è tenuta ad agire attendendosi sempre alle prescrizioni contenute nel presente Codice aziendale ed è tenuta, altresì, ad approfondire la conoscenza del Codice di Condotta di ETI e, più in generale, ad aderire personalmente ai più alti standard etici che i documenti riflettono.
Tutti coloro che operano in o per EKAFLEX SRL hanno l’obbligo di conoscere le norme, di astenersi da comportamenti ad esse contrari, di collaborare con la persona o con la struttura deputata a verificare le violazioni ed informare le controparti dell’esistenza del presente Codice.
EKAFLEX SRL si impegna altresì alla diffusione del presente Codice, alla messa a disposizione di strumenti che favoriscano l’applicazione e l’attuazione del Codice stesso, prendendo le necessarie misure al fine di svolgere attività di verifica e monitoraggio dell’applicazione del Codice prevedendo sanzioni in caso di sua violazione.
Ogni persona di EKAFLEX SRL che violi il presente Codice, comprensivo del Codice ETI, nel rispetto delle normative vigenti sarà infatti sottoposto a sanzione disciplinare, alla revoca di poteri e funzioni, al deferimento alle autorità amministrative o giudiziarie ordinarie.
EKAFLEX SRL è altresì consapevole che l’osservanza delle disposizioni del presente Codice è parte essenziale delle obbligazioni contrattuali di tutti i Dipendenti e Collaboratori/Consulenti ai sensi dell’art. 2104 del Codice Civile.
In ogni rapporto d’affari, tutte le controparti devono essere informate dell’esistenza di principi etici contenuti nel Codice e devono rispettarli, pena le conseguenze contrattuali.
Il Codice è a disposizione dei Clienti, dei Fornitori e degli altri soggetti terzi che interagiscono con EKAFLEX: in particolare, esso viene portato a conoscenza di terzi, che ricevano incarichi da EKAFLEX, o che abbiano con esso rapporti durevoli, invitandoli formalmente a rispettarne i principi ed i criteri di condotta, nell’ambito dei rapporti che essi hanno con EKAFLEX.
Le pratiche commerciali di EKAFLEX sono sempre state caratterizzate da un senso di responsabilità e da elevati principi morali ed etici.
2 - PRINCIPI DI COMPORTAMENTO
2.1 - LA TUTELA DELLE NOSTRE PERSONE
EKAFLEX SRL rispetta e tutela la dignità e i diritti di ogni persona.
I Principi che seguono esprimono l’impegno di EKAFLEX SRL a garantire il rispetto di una corretta condotta aziendale e personale.
Garantire un ambiente di lavoro equo e sicuro
EKAFLEX SRL si impegna a garantire un ambiente di lavoro equo e sicuro e non discriminante nel quale tutti i lavoratori vengono valutati secondo il loro personale contributo.
Obiettivo primario del Codice Etico è rendere comuni e diffusi i valori in cui EKAFLEX si riconosce, a tutti i livelli, anteponendo, nell’agire quotidiano, non solo gli interessi, i diritti e i doveri propri, ma anche quelli degli altri.
In EKAFLEX:
- il lavoro è scelto in modo libero,
- la libertà di associazione e il diritto alla contrattazione collettiva sono rispettati,
- le condizioni di lavoro sono sicure e igieniche,
- non si fa e non si farà ricorso a lavoro minorile,
- si pagano salari sufficienti per vivere,
- le ore di lavoro non sono eccessive,
- non si pratica alcuna discriminazione,
- si fornisce lavoro regolare,
- non sono consentite pratiche crudeli o inumane.
Assicurare Salute e Sicurezza
EKAFLEX SRL si è impegnata a mettere a disposizione dei propri dipendenti un ambiente di lavoro sicuro e sano.
E’ compito di ogni dipendente conoscere le leggi e le politiche aziendali che si applicano al lavoro svolto; è responsabilità della società formare il personale e diffondere tali politiche.
Il mancato rispetto delle leggi e delle norme sulla sicurezza e sulla salute sul luogo di lavoro può dar luogo a provvedimenti disciplinari da parte della Società, fino a e includendo, la risoluzione del rapporto di lavoro.
EKAFLEX SRL crede in una cultura di prevenzione degli infortuni e di consapevolezza dei rischi da parte dei lavoratori, promuovendola attivamente in particolare attraverso l’offerta di contenuti informativi e formativi adeguati. EKAFLEX si aspetta che tutti i dipendenti e collaboratori condividano questo impegno e promuovano l’adesione alle linee guida in materia di salute e sicurezza ed alle relative misure preventive adottate in azienda.
Sia che tu passi la tua giornata in produzione, sia che tu lavori all’interno di un ufficio, come dipendente devi impegnarti attivamente per la tutela della tua salute e di quella degli altri, siano anch’essi dipendenti oppure visitatori, clienti, fornitori o membri degli enti locali in cui operiamo.
2.2 - LA CONDOTTA NEGLI AFFARI
Acquistare beni e servizi in modo sostenibile
EKAFLEX SRL assicura che le sue forniture di prodotti siano in linea con gli obiettivi e i processi aziendali, compreso il mantenimento dei più elevati standard di qualità.
Quando si acquistano beni o servizi, si deve agire in conformità alle leggi e alle procedure vigenti. Ogni acquisto deve essere conforme alla delega in materia di spesa, alle autorizzazioni da parte degli organi aziendali competenti, e alle eventuali restrizioni in essere.
Rispetto della legalità nella gestione degli affari
Ciascun dipendente e collaboratore di EKAFLEX SRL deve svolgere le proprie mansioni con il più alto grado di onestà e in conformità alle leggi vigenti e alle procedure esistenti. Il conseguimento dei risultati positivi si fonda sulla nostra capacità di rispettare la legge, al fine di condurre gli affari con integrità. Ogni dipendente e collaboratore deve conoscere le norme di riferimento vigenti nella propria area e nelle singole attività che pone in essere per assicurare la conformità alle leggi.
Coloro che non rispettano i principi aziendali, le norme e le procedure vigenti possono essere soggetti a sanzioni disciplinari, tra cui anche il licenziamento, se EKAFLEX SRL lo riterrà appropriato.
Indagini / Contenziosi
EKAFLEX SRL risponde in modo appropriato alle legittime richieste provenienti da autorità governative o agenzie esterne, alle richieste e agli ordini dell’Autorità giudiziaria autorizzati ed emessi nel corso di procedimenti legali.
Tutte le informazioni fornite alle autorità dovranno essere oneste e veritiere. Non è accettabile nascondere o distruggere informazioni correlate ad un’indagine o a un contenzioso, sia che si tratti di procedimenti in corso, sia che si tratti di procedimenti che potrebbero presumibilmente iniziare.
Rapporti con le Istituzioni Pubbliche
EKAFLEX SRL si impegna a tenere rapporti con le Istituzioni Pubbliche in conformità con le leggi e le norme etiche vigenti, oltre che con il Codice e qualunque procedura vigente.
Nei limiti consentiti dalla legislazione locale e in conformità alle misure anticorruzione, qualunque omaggio o favore nei confronti di rappresentanti della Pubblica Amministrazione deve essere modesto e proporzionato ai legittimi scopi aziendali e, comunque, tale da non poter essere interpretato come un tentativo da parte di EKAFLEX SRL di acquisire o tentare di acquisire un vantaggio indebito.
Sono proibiti pagamenti, prestiti o trasferimenti di denaro o beni equivalenti utilizzando fondi aziendali o personali verso funzionari o dipendenti pubblici, salvo che tali azioni non siano consentite dalle normative vigenti, dalle norme etiche vigenti.
Conformità alle normative vigenti
EKAFLEX SRL si impegna ad agire in completa conformità alle leggi vigenti, comprese quelle relative a: anticorruzione, antiriciclaggio, esportazioni e in materia di concorrenza, oltre che alla legislazione anti-boicottaggio.
Tutte le terze parti, con le quali EKAFLEX SRL intrattiene rapporti professionali, devono anch’esse rispettare le leggi.
Corruzione e pagamenti illeciti
EKAFLEX SRL si impegna al rispetto dei più elevati standard di integrità, onestà e correttezza in tutte le relazioni all’interno e all’esterno dell’Azienda e non tollera alcun tipo di corruzione. EKAFLEX SRL stabilisce che nessuno – amministratore, manager o altri (dipendenti, consulenti) – possa, direttamente o indirettamente, dare, offrire, richiedere, promettere, autorizzare, sollecitare o accettare somme di denaro o altre utilità (inclusi omaggi o favori, ad eccezione di oggetti commerciali con valore economico modesto, espressamente consentiti dalle leggi vigenti nonché conformi al Codice e a tutte le Norme e Procedure vigenti), relative alla loro attività per EKAFLEX SRL in qualunque momento e per qualsivoglia motivo.
Antiriciclaggio
EKAFLEX SRL e i suoi amministratori e/o dipendenti prima di instaurare rapporti d’affari con un terzo devono verificare le informazioni disponibili (incluse le informazioni finanziarie), su potenziali controparti commerciali e fornitori, al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività. EKAFLEX SRL deve sempre ottemperare all’applicazione di tutte le leggi e normative antiriciclaggio vigenti.
Esportazioni e attività doganali
Le leggi sul controllo delle esportazioni e sull’attività doganale regolano le modalità e i luoghi nei quali EKAFLEX SRL può vendere merci, tecnologia e scambiare informazioni. EKAFLEX SRL si impegna ad agire in totale conformità alle disposizioni di legge e alle normative riguardanti il controllo delle esportazioni e le attività doganali.
Le leggi riguardanti l’attività doganale richiedono una documentazione precisa e una scrupolosa segnalazione e valutazione delle merci.
Leggi in materia di concorrenza
EKAFLEX SRL riconosce l’importanza fondamentale di un mercato competitivo e si impegna a rispettare pienamente le norme di legge sulla concorrenza e altre leggi a tutela del consumatore applicabili ove opera.
Le violazioni di questo principio possono portare a sanzioni disciplinari, compreso il licenziamento.
Inoltre, la conformità alle leggi sulla concorrenza è di fondamentale importanza per la reputazione della società.
Condurre gli affari in modo sostenibile
EKAFLEX SRL si impegna fermamente a condurre tutte le sue attività in maniera socialmente responsabile e in linea con le pratiche sostenibili e con le disposizioni e le aspettative locali o regionali.
Ci impegniamo a un uso sostenibile delle risorse ambientali e ad influenzare positivamente le persone e le comunità nelle quali operiamo.
Salvaguardia dell’ambiente
La creazione di una cultura della sostenibilità richiede un’efficace gestione del rischio, una capacità decisionale responsabile, proattiva e innovativa. I nostri sforzi vogliono minimizzare gli impatti negativi sulle risorse naturali e sull’ambiente globale.
EKAFLEX SRL si impegna a migliorare costantemente le prestazioni ambientali delle proprie attività e ad ottemperare alle disposizioni contenute nelle leggi e nelle normative vigenti.
Si evidenzia che EKAFLEX si impegna a produrre e commercializzare, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nelle leggi e nelle normative vigenti, prodotti conformi agli standard più elevati in termini di prestazioni ambientali e sicurezza, e a sviluppare e implementare soluzioni tecniche innovative atte a minimizzare l’impatto ambientale e massimizzare la sicurezza.
In particolare, tutti i dipendenti di EKAFLEX SRL devono impegnarsi a conservare le risorse della Società ed a ridurre lo spreco e le emissioni mediante l’implementazione di misure di riciclaggio e di risparmio energetico.
E’ responsabilità di ciascun dipendente segnalare tempestivamente tutte le (anche presunte) violazioni delle leggi ambientali e tutti gli eventi di cui sono a conoscenza o di cui sospettano che possano provocare uno scarico o un’emissione di materiali pericolosi nell’ambiente.
Clienti, Fornitori e Partner
Dobbiamo tutti impegnarci ad andare oltre alle attese del cliente, sia interno che esterno e a migliorare continuamente la qualità dei prodotti e dei servizi erogati.
La selezione dei fornitori non si basa solamente sulla qualità e sulla competitività dei loro prodotti e servizi, ma anche sulla loro adesione ai Principi ambientali, etici e sociali delineati in questo Codice.
2.3 - GESTIRE I RAPPORTI CON IL PERSONALE
Il capitale umano è la risorsa principale di EKAFLEX.
La valutazione del personale da assumere e da impiegare è effettuata attraverso l’utilizzo di tecniche di analisi applicate in maniera integrata e sinergica mirate alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli attesi ed alle esigenze specifiche sia di EKAFLEX, che di società terze committenti, nel rispetto dei principi dell’imparzialità e delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.
Prima dell’inizio della collaborazione, la persona che ha comunicato a EKAFLEX il proprio curriculum vitae verrà debitamente informata circa l’interesse ad instaurare, o meno, un rapporto lavorativo.
Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro. Non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare.
All’instaurarsi del rapporto di lavoro vengono fornite esaurienti informazioni riguardo alle caratteristiche delle mansioni e della funzione, agli elementi normativi e retributivi ed alle normative e comportamenti per la gestione dei rischi connessi alla salute personale, anche grazie alla consegna di copia del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro applicato. Tali informazioni vengono presentate alla persona con modalità che l’accettazione dell’incarico sia basata su di un’effettiva comprensione del loro contenuto.
Rispetto della legalità nella gestione e nello sviluppo delle Risorse Umane
Particolare attenzione è posta alla valorizzazione e crescita professionale del singolo, su base esclusivamente meritocratica.
Tutte le decisioni prese nell’ambito della gestione e dello sviluppo delle risorse umane, anche per l’accesso a ruoli o incarichi diversi, sono basate su considerazioni di profili di merito e/o corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dalle risorse.
Nella gestione dei rapporti gerarchici l’autorità è esercitata con equità e correttezza, evitandone ogni abuso.
Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali e qualunque comportamento che configuri una violazione del presente Codice. Eventuali segnalazioni di atti discriminatori dovranno essere immediatamente inoltrate al proprio Responsabile e al Responsabile Risorse umane, senza temere alcun tipo di ritorsione.
Le persone che si renderanno protagoniste di tali atti discriminatori incorreranno in sanzioni disciplinari, che possono arrivare anche al licenziamento. Le disparità non sono considerate discriminazione solo se giustificate, o giustificabili, sulla base di criteri oggettivi.
La privacy dei dipendenti, dei collaboratori e dei consulenti è tutelata nel rispetto della normativa di riferimento, anche attraverso standard operativi che specificano le informazioni ricevute e le relative modalità di trattamento e di conservazione.
E’ esclusa ogni indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e la vita privata delle persone.
Formazione del personale
È un aspetto qualificante dell’attività di EKAFLEX, proprio per questo vengono dedicate risorse, strumenti adeguati e tempo ai fini del raggiungimento degli obiettivi comportamentali.
Ai fini formativi vengono messi a disposizione del personale adeguati strumenti con l’utilizzo delle tecniche più appropriate.
La formazione è assegnata a gruppi di persone o singoli, tenuto conto delle specifiche esigenze professionali riscontrate e della mansione.
Il piano di formazione aziendale assicura che ogni persona riceva una formazione adeguata sia all’atto dell’assunzione, nonché al cambio mansione.
Coinvolgimento e partecipazione del personale
È assicurato il coinvolgimento del personale nello svolgimento dell’attività lavorativa, prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e scambio di informazioni alla realizzazione degli obiettivi aziendali.
Dipendenti e Collaboratori, nell’ambito delle proprie mansioni, partecipano al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di sé stessi, dei colleghi e dei terzi, chiedendo di segnalare tempestivamente le eventuali carenze o il mancato rispetto delle norme applicabili.
Tutela dei dati personali del personale
Nel trattamento dei dati personali del proprio personale, EKAFLEX agisce nel rispetto della disciplina contenuta nel Regolamento (UE) 2016/679 e del successivo D. Lgs. 101/2018.
Il personale riceve adeguata formazione al rispetto delle procedure e istruzioni operative ricevute, ed è tenuto al loro integrale rispetto e puntuale applicazione.
Al personale viene consegnata un’informativa sul trattamento dei dati personali che individua le finalità e modalità del trattamento, la natura del conferimento dei dati, le conseguenze del rifiuto al trattamento, gli eventuali soggetti a cui i dati trattati possono essere comunicati, l’ambito di diffusione, le modalità su conservazione e ogni diritto in capo all’interessato.
2.4 - DOVERI DEL PERSONALE
Le persone di EKAFLEX SRL accettano e condividono i seguenti principi:
Riservatezza delle informazioni aziendali
Informazioni e know-how aziendali devono essere tutelati con la massima riservatezza; i dati aziendali devono essere trattati secondo le modalità aziendali.
Evitare le situazioni di conflitto di interesse
Tutte le persone di EKAFLEX sono tenute ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari, di cui sono venute a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni. Sono espressamente vietate le situazioni che possono generare, ad esempio, conflitto d’interessi, individuabile a titolo meramente esemplificativo:
- avere interessi economici con Fornitori, Clienti o concorrenti di EKAFLEX;
- accettazione di danaro o favori da persone o società che sono od intendono entrare in rapporti d’affari con EKAFLEX;
- accettazione o ricezione di qualunque dono, gratifica o altro omaggio che abbia un valore monetario più che simbolico, da parte di Fornitori, Clienti di EKAFLEX.
Tali attività possono danneggiare l’Azienda dal punto di vista finanziario, ma in modo ancor più significativo, possono creare un danno alla nostra reputazione.
Pertanto, è fondamentale che ogni lavoratore sappia gestire al meglio le relazioni e attività, sia all’esterno che all’interno dell’ambiente lavorativo, secondo modalità che non interferiscano, anche solo potenzialmente, con la capacità di svolgere le mansioni e di prendere decisioni lavorative corrette ed oggettive. Ci si aspetta che tutti i nostri dipendenti e collaboratori mantengano sempre il più alto grado di onestà durante le loro interazioni con i nostri partner e che agiscano unicamente nel miglior interesse dell’Azienda.
Qualunque situazione che costituisca un conflitto di interesse, anche solo potenziale, deve essere immediatamente comunicata all’Organismo di Vigilanza.
Utilizzo dei beni aziendali
Ogni persona è tenuta ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili dovendo quindi:
- utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni di EKAFLEX SRL che le sono stati affidati;
- evitare utilizzi impropri dei beni aziendali, che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse di EKAFLEX;
- custodire adeguatamente le risorse affidate ed informare tempestivamente le unità preposte di eventuali minacce o eventi dannosi per EKAFLEX.
Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ogni persona è tenuta a:
- adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza dei dati aziendali, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
- astenersi dall’inviare messaggi di posta elettronica minatori o ingiuriosi, o dal ricorrere ad un linguaggio di basso livello, o dall’esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alle persone e/o danno all’immagine aziendale;
- astenersi dal navigare su siti Internet con contenuti indecorosi ed offensivi, e comunque non inerenti alle attività professionali.
EKAFLEX SRL si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti di propri beni ed infrastrutture, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti (ad es. leggi nazionali ed europee sul trattamento dei dati, Statuto dei Lavoratori, ecc.) e garantendo la preventiva informazione al personale interessato.
Registrazioni scritture contabili
Tutte le azioni e le operazioni di EKAFLEX SRL debbono avere un’adeguata registrazione e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, di autorizzazione e di svolgimento.
Ogni operazione deve essere corredata da un adeguato supporto documentale al fine di procedere, in qualsiasi momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino i soggetti che hanno autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione medesima (cd. tracciabilità delle operazioni).
Le scritture contabili devono essere tenute nel rispetto delle disposizioni legislative applicabili in materia, nonché delle eventuali procedure aziendali in materia di contabilità al fine di eseguire una fedele rappresentazione della situazione patrimoniale e/o finanziaria e dell’attività di gestione.
Pertanto, i Dipendenti coinvolti nelle scritture contabili devono assicurare la massima collaborazione, la completezza e chiarezza delle informazioni fornite, nonché l’accuratezza dei dati e delle elaborazioni.
2.5 - RAPPORTI CON I CLIENTI
Contratti e comunicazioni ai clienti
I clienti costituiscono un asset fondamentale per EKAFLEX SRL che persegue la propria mission attraverso l’offerta di prodotti e servizi di alta qualità.
Lo stile di comportamento nei confronti dei clienti è improntato all’integrità, oggettività, competenza e al rispetto, nell’ottica di un rapporto di elevata professionalità.
Tutte le informazioni a disposizione della Società vengono trattate nel rispetto della riservatezza e della privacy dei soggetti interessati. A questo proposito, sono definiti e mantenuti in continuo aggiornamento specifici protocolli per la protezione delle informazioni e per il trattamento di tutti i dati.
Stile di comportamento del personale verso i clienti
Nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità, improntato alla disponibilità, al rispetto ed alla cortesia, EKAFLEX SRL vieta al proprio personale di:
- esporre fatti materiali non rispondenti al vero;
- omettere informazioni la cui comunicazione è imposta dalla legge;
- occultare dati o notizie in modo idoneo a indurre in errore i destinatari degli stessi;
- impedire o comunque ostacolare lo svolgimento delle attività di controllo legalmente attribuite alle autorità di vigilanza competenti.
Per quanto attiene all’utilizzo e tutela delle informazioni dei propri Clienti e Fornitori, la deontologia professionale obbliga i dipendenti e i collaboratori di EKAFLEX SRL a tutelare la riservatezza di tali informazioni, eccezion fatta per le comunicazioni richieste per legge.
In ogni caso il personale, i collaboratori e i consulenti di EKAFLEX debbono astenersi da pratiche non consentite dalla legge, dagli usi commerciali o dagli eventuali codici etici e deontologici delle aziende, degli enti e di associazioni con i quali si hanno rapporti.
2.6 - I RAPPORTI CON I FONITORI / PARTNER COMMERCIALI
Scelta del fornitore
Le relazioni con i Fornitori e i partner commerciali sono improntate alla ricerca di un giusto vantaggio competitivo, alla concessione delle pari opportunità per i soggetti coinvolti, alla lealtà, all’imparzialità e al riconoscimento della professionalità e competenza dell’interlocutore.
EKAFLEX SRL si impegna a richiedere ai propri Fornitori ed eventuali Partner il rispetto dei propri principi comportamentali, ritenendo questo aspetto di fondamentale importanza per la nascita o la continuazione di un rapporto d’affari. I Fornitori e gli eventuali Partner sono informati dell’esistenza del Codice e dei relativi impegni e, a tale fine, nei singoli contratti sono previste apposite clausole.
EKAFLEX si impegna a predisporre tutte le procedure e le azioni necessarie a garantire la massima efficienza e trasparenza del processo di acquisto, al fine di non precludere ad alcuno, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e documentabili.
Nella prospettiva di conformare l’attività di approvvigionamento ai principi etici adottati, EKAFLEX SRL si impegna ad introdurre, per particolari forniture, requisiti di tipo sociale.
2.7 - I RAPPORTI CON I DETENTORI DEL CAPITALE
Trasparenza contabile e gestionale
EKAFLEX assicura la massima trasparenza dei processi di gestione delle attività, tra cui anche la completezza dell’informazione contabile, redatta in modo chiaro, completo, esaustivo e tenuta a disposizione per eventuali verifiche. La documentazione di supporto deve specificare i criteri adottati nelle valutazioni degli elementi economici.
2.8 - I RAPPORTI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
Con il termine Pubblica Amministrazione si intende qualsiasi persona, soggetto, interlocutore qualificabile come pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio, che operi per conto della Pubblica Amministrazione, centrale o periferica, o di autorità pubbliche di vigilanza, autorità indipendenti, istituzioni comunitarie, nonché di partner privati concessionari di un pubblico servizio.
Principi ispiratori
I rapporti tra la Società e la Pubblica Amministrazione sono improntati ai principi di correttezza, trasparenza e collaborazione. Viene rifiutata qualsiasi tipologia di comportamento che possa ricondursi a una natura collusiva o idonea a pregiudicare i principi espressi nel presente Codice. L’assunzione di impegni con le Pubbliche Amministrazioni è riservata al Consiglio di Amministrazione salvo deleghe o procure conferite ad altre risorse interne.
EKAFLEX SRL ricusa ogni comportamento che possa essere interpretato come promessa o offerta di pagamenti, beni o altre utilità di vario genere al fine di promuovere e favorire i propri interessi e trarne vantaggio.
Particolari cautele devono essere osservate nelle operazioni relative a procedure di gara, contratti, autorizzazioni, concessioni, licenze, richieste di finanziamenti di provenienza pubblica (statale o comunitaria).
E’ impegno della Società non erogare contributi, diretti o indiretti e sotto qualsiasi forma, a partiti, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati, tranne quelli dovuti in base a normative specifiche, salvo che tali finanziamenti, non vietati dalla legge e dallo Statuto, siano stati deliberati dall’organo sociale competente e regolarmente iscritti in bilancio.
EKAFLEX SRL si impegna in iniziative finalizzate al sociale coerenti con la propria attività e sostenibili nel tempo.
Regali, omaggi e benefici
E’ impegno di EKAFLEX SRL evitare qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici o incaricati di pubblico servizio, di ogni tipo, italiani od esteri, o a loro familiari, anche attraverso interposta persona, tali da potere influenzare l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio a se stessa. Tale impegno non ammette deroghe nemmeno in quei Paesi dove offrire doni di valore a partner commerciali è ritenuto consuetudine.
Omaggi o regalie sono consentiti solo se di valore modesto e, comunque, se non possano essere in alcun modo interpretati come strumento per ricevere favori illegittimi, e sempre nel rispetto delle procedure interne a ciò preordinate.
Qualsiasi dipendente che riceva direttamente o indirettamente proposte di benefici da pubblici funzionari, incaricati di pubblico servizio o dipendenti in genere della Pubblica Amministrazione che configurino simile fattispecie ha l’obbligo di informare il proprio Responsabile e/o la Direzione affinché provveda alle opportune denunce.
I regali offerti, salvo quelli di irrisorio valore, devono essere documentati in modo adeguato a consentire verifiche e autorizzazioni.
Iniziative che possono essere assunte
Qualora EKAFLEX lo ritenga opportuno, può sostenere programmi di enti pubblici intesi a realizzare utilità e benefici per la collettività, nonché le attività di Fondazioni ed Associazioni, sempre nel rispetto delle normative vigenti e dei principi del presente Codice.
2.9 - RAPPORTI CON LA COLLETTIVITA’ E DIFFUSIONE DELLE INFORMAZIONI
Contributi e sponsorizzazioni
La Società si riserva di finanziare, entro i limiti degli importi lecitamente ammessi, enti, associazioni e fondazioni dichiaratamente senza fini di lucro, con regolari statuti ed atti costitutivi, che siano di elevato valore educativo, culturale, benefico o che coinvolgano un elevato numero di cittadini.
Le attività di sponsorizzazione, che possono riguardare i temi del sociale, dell’ambiente, dello sport, dello spettacolo e dell’arte, sono destinate solo ad eventi che offrano garanzie di qualità o per i quali la Società può collaborare alla progettazione, in modo da garantirne originalità ed efficacia.
EKAFLEX SRL non eroga contributi ad organizzazioni con le quali può ravvisarsi un conflitto di interessi (ad esempio, sindacati).
Comunicazioni all’esterno
La comunicazione di EKAFLEX SRL verso l’esterno è improntata al rispetto del diritto all’informazione, alla puntuale applicazione delle procedure e delle disposizioni al Regolamento UE 2016/679, come del resto applicato da EKAFLEX; in nessun caso è permesso divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi.
E’ vietata ogni forma di pressione o di acquisizione di atteggiamenti di favore da parte dei mezzi di comunicazione.
Per garantire completezza e coerenza delle informazioni, i rapporti di EKAFLEX SRL con i mass-media sono riservati esclusivamente alle funzioni preposte della direzione aziendale.
3 - MECCANISMI APPLICATIVI DEL CODICE
3.1 - DIFFUSIONE E COMUNICAZIONE
La Società si impegna a diffondere il presente Codice Etico a tutti i soggetti, interni ed esterni, utilizzando gli opportuni mezzi di comunicazione e gli strumenti aziendali, le riunioni di informazione e la formazione del personale.
Il Codice è pubblicato sul sito aziendale; una copia, su supporto cartaceo, è a disposizione presso le varie sedi.
Tutte le persone, interne od esterne, devono essere a conoscenza del Codice, conoscerne i contenuti ed osservare quanto è in esso prescritto.
3.2 - SEGNALAZIONE DI PROBLEMI O SOSPETTE VIOLAZIONI
In caso di accertata violazione del Codice Etico, la cui osservanza costituisce parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte dal personale di EKAFLEX e/o dai soggetti che a qualunque titolo prestano la propria attività a favore della stessa società, sono adottati, per la tutela degli interessi aziendali e compatibilmente con la normativa applicabile, provvedimenti sanzionatori, che potranno anche determinare la risoluzione del rapporto ed il risarcimento dei danni subiti.
Chiunque venga a conoscenza, o sia ragionevolmente convinto dell’esistenza di una violazione del presente Codice, di una determinata legge o delle procedure aziendali, ha l’obbligo di informare l’Organismo di Vigilanza (mediante segnalazione all’account dedicato: odv.ekaflex@gmail.com
La segnalazione deve avvenire per iscritto ed in forma non anonima: EKAFLEX SRL pone in essere i necessari accorgimenti, che tutelino i segnalatori da qualsiasi tipo di ritorsione, intesa come atto che possa dare adito a forme di discriminazione o penalizzazione.
È a tale fine assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.
3.3 - PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI CONSEGUENTI ALLE VIOLAZIONI
Le disposizioni del presente Codice sono parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dal personale, nonché dai soggetti aventi relazioni d’affari con EKAFLEX.
La violazione delle presenti disposizioni può pertanto compromettere il rapporto fiduciario tra EKAFLEX SRL e l’autore della violazione.
La violazione verrà perseguita da EKAFLEX nei seguenti termini:
- Dipendenti: attraverso provvedimenti disciplinari adeguati, indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale dei comportamenti e dall’instaurazione di un procedimento penale, nei casi in cui le condotte costituiscano reato.
- Consulenti, Collaboratori, Fornitori, Clienti: specifiche modalità di risoluzione del rapporto contrattuale, applicazione di penali.
Inoltre, è fatto salvo l’eventuale risarcimento dei danni, di cui la Società dovesse soffrire per effetto della violazione delle prescrizioni contenute nel Codice, da parte dei soggetti di cui sopra.
4 - CLAUSOLA FINALE
In caso di disposizioni contrastanti tra i principi del presente Codice Etico e gli altri documenti aziendali prevarrà quanto contenuto nel Codice.
Ogni variazione e/o integrazione del presente Codice sarà approvata dal Consiglio di Amministrazione e sarà diffusa tempestivamente ai destinatari.
Il presente Codice è una guida alle politiche aziendali e ai requisiti legali che occorre rispettare per condurre l’attività della Società coerentemente con i più elevati requisiti di etica aziendale.
Ci aspettiamo che tutti i destinatari della Società aderiscano a questo Codice.
